Managementul Timpului | Sfaturi pentru un Time Management Eficient

Nu pierde tipul !

Sfaturi cum sa nu pierzi timpul.

Întrebaţi-vă mereu: “Care ar fi în momentul de faţă cea mai bună utilizare a timpului meu?” Învăţaţi să răspundeţi clar şi fără echivoc la această întrebare. Apoi apucaţi-vă de treabă.

Când terminaţi treaba stabiliţi-vă agenda de lucru pentru ziua următoare. Acest fapt vă economiseşte timp. Acum aveţi în minte idei pe care să le puteţi revedea în dimineaţa următoare, să le aranjaţi într-o ordine de priorităţi şi să le puneţi în practică imediat. Acţionând astfel începeţi ziua de mâine cu dreptul.

Nehotărîrea este un mare factor risipitor de timp.

Adeseori luăm mici decizii asupra unor lucruri pe care deja le facem fără să ne fi gândit mai dinainte asupra lor.

Pentru fiecare lucru – dar absolut pentru fiecare –HOTĂRÂŢI-VĂ ACUM.

Decideţi acum care este cel mai bun pas şi apoi aplicaţi-l. Acest pas poate fi mare sau mic, dar luaţi o hotărâre ACUM.

Adunaţi-vă ideile, scoateţi-le din minte, renunţaţi la ele. Sau daţi-le importanţă, concentraţi-le, în orice caz, faceţi ceva, ACUM!

Întotdeauna concentraţi-vă numai asupra unui singur lucru.

Am putea crede că ne putem concentra asupra mai multor lucruri, dar nu este chiar aşa. Încercând să facem astfel, eforturile noastre se fragmentează.

Faceţi întotdeauna două lucruri deodată.

Mai exact, când desfăşuraţi o activitate aproape 100% mecanică (de ex. spălatul vaselor, mersul la piaţă ori la serviciu) puneţi-vă mintea la treabă şi căutaţi soluţii la o problemă care vă frământă.

Învăţaţi să spuneţi “NU”.

Amintiţi-vă că de fiecare dată când spuneţi “DA” va trebui să spuneţi “NU” unei alte situaţii. Învăţaţi să alegeţi “DA”-urile în mod înţelept.

Făceţi-vă planuri şi puneţi-vă apoi planurile în aplicare.

Acordaţi mult timp planificării unei lucrări. Acest fapt vă economiseşte timp considerabil în a face treaba. Fiecare minut atribuit planificării economiseşte cel puţin cinci minute de confuzie şi frustrare din timpul punerii în aplicare a planului.

Nu reinventaţi dacă nu este necesar.

Urmaţi proceduri care sunt deja verificate în practică.

La sfârşitul zilei închideţi uşa biroului dvs. şi rezervaţi-vă 15 minute pentru a medita asupra lucrurilor efectuate în acea zi, precum şi asupra celor ce urmează să fie puse în aplicare în ziua următoare.

Aplicaţi mereu principiul ”Faceţi acum”.

Imediat ce vă gândiţi la un lucru ce trebuie făcut, sau dacă vi se cere să faceţi ceva, acţionaţi imediat. Procedând astfel economisiţi timp.

Fiţi organizat.

Aacesta este un principiu fundamental pentru a fi calm şi a avea destul timp la dispoziţie.

Terminaţi lucrurile pe care le începeţi.

Haosul şi stresul din viaţa dvs. sunt generate de ceea ce începem şi nu ducem la bun sfârşit.

Când trebuie să cumpăraţi ceva daţi mai întâi telefon la magazinul respctiv şi întrebaţi-i dacă au pe stoc ceea ce vă interesează. În caz contrar riscaţi să faceţi un drum inutil.

Când aveţi o programare la dentist sau la doctor, sunaţi cu o jumătate de oră înainte de ora fixată ca să întrebaţi dacă dentistul sau doctorul a sosit. Dacă doctorul a întârziat spuneţi persoanei care a răspuns la telefon să menţină ora programată şi specificaţi că veţi fi acolo la timp. Procedând astfel evitaţi să pierdeţi timpul stând într-o sală de aşteptare plină de oameni nervoşi.

Ritualurile şi bunele deprinderi vă pot antrena pe drumul spre o viaţă echilibrată.

Deprinderi simple, rapide şi uşoare, făcute regulat, pot reduce sau înlătura stressul şi neliniştea economisind timp.

Folosiţi liste “de făcut” aplicabile, măsurabile, controlabile.

Revedeţi-le / reînnoiţi-le zilnic şi săptămânal.

Când primiţi corespondenţă sortaţi-o imediat:

a) la gunoi, b) răspuns necesar în interval de … zile, c) de îndosariat în dosarul … , d) de răspuns imediat.

Purtaţi mereu la dvs. agenda cu planificările dvs. sau palmtopul.

Orice se iveşte îl puteţi planifica corect dacă aveţi la dvs. aceste instrumente.

Puneţi pe hârtie toate planurile dvs.

În acest mod identificaţi toate aspectele amigue. Clarificaţi-le. Dacă nu veţi elimina neclarităţile, veţi pierde timp important atunci vă veţi pune planurile în aplicare.

Organizaţi activităţile după priorităţi. Clasificaţi-vă priorităţile şi activităţile în funcţie de următoarele criterii:

1) Urgente şi importante – trebuie să acţionaţi rapid;

2) Urgente – trebuie să le rezolvaţi în următoarele 6 ore;

3) Importante – de finalizat până la sfârşitul zilei;

4) Normale – pot aştepta până mâine, poimâne etc.

Vreau să fac” şi “Trebuie să fac”.

Dorinţa de a face o treabă izvorăşte din inimă. Trebuinţa de a o face este determinată de cerinţă. Pentru a profita de timp cât mai bine, creaţi-vă o politică proprie de automotivare pentru a dori, mai degrabă decât a trebui, să faceţi un lucru.

Deprindeţi tehnica citirii rapide.

În fiecare zi trebuie să citim cantităţi importante de informaţie.

Dacă sunteţi o persoană matinală, faceţi dimineaţa lucrurile a căror prioritate este cea mai ridicată, precum şi operaţiile care cer o concentraţie mai mare. În cazul persoanelor mai active spre seară / noapte se procedează invers.

Este contraproductiv şi contraindicat să munciţi fără nici un pic de distracţie.

Spargeţi monotonia şi faceţi mici pauze distractive.

Acţionaţi acum.

Nu lăsaţi pe mâine ceea ce puteţi face astăzi.

Notaţi-vă ceea ce nu trebuie să uitaţi.

Purtaţi cu dvs. un carneţel şi un creionaş. Un creion mic este oricând mai bun decât o memorie uriaşă.

Ţineţi în servietă, poşetă ori în rucsac o carte sau ceva de citit.

În acest fel niciodată nu puteţi fi prins fără o preocupare atunci când sunteţi obligat să pierdeţi timp aşteptând un client ocupat sau sunteţi blocat în trafic.

Înainte de a face ceva, reflectaţi de două ori cum şi de ce faceţi lucrul respectiv.

Când lucraţi şi sunteţi concentrat, opriţi-vă telefoanele. Evitaţi astfel întreruperile.

Lăsaţi-i sau rugaţi-i pe alţii să facă lucrurile care nu vă plac sau care vă iau mult timp.

Printaţi e-mailurile importante pe care în momentul primirii lor nu aveţi timp să le citiţi. [ discutabil – se pot sorta in un folder separat ]

Îndosariaţi-le şi purtaţi acest dosar în servieta dvs. În primul moment de răgaz în afara biroului citiţi-le.

Educaţi-vă colaboratorii, subordonaţii, furnizorii etc. să-şi rezolve singuri problemele lor.

Nu vă încărcaţi programul cu activităţi pentru care nu sunteţi plătit să le rezolvaţi.

Lucraţi cu băncile prin internet.

Achitaţi-vă facturile prin e-banking. În acest moment multe bănci vă oferă această facilitate.

Uitaţi-vă la televizor cât mai puţin timp cu putinţă.

Faceţi sport în schimb. Este de o mie de ori mai sănătos.

Când aveţi chef de lucru munciţi pe rupte.

Ţineţi o agendă şi notaţi-vă aici notele de plată ce trebuie achitate, adresele de e-mail, adresele poştale, numerele de telefon ale prietenilor şi cunoscuţilor, parolele de acces la calculator, programări şi lista de treburi de făcut etc. Nu pierdeţi timp căutând aceste informaţii.

Evitaţi persoanele şi situaţiile care vă fac să irosiţi timp!!!

– legat de aspectul asta – nimeni nu este de neinlocuit !

Făceţi-vă cumpărăturile o dată pe săptămână de la supermaketuri.

Înainte de a merge la cumpărături făceţi-vă o listă cu ce trebuie să achiziţionaţi. Altfel riscaţi să uitaţi să cumpăraţi ceva.

Delegaţi, delegaţi, delegaţi.

Donaţi, vindeţi, faceţi cadou sau reciclaţi orice lucru pe care nu l-aţi folosit de-a-lungul unui an.

Fiţi fără milă! Lucrurile inutile ajung în calea dvs. şi vă iau din timp pe multe, şi adeseori ascunse, căi.

Reduceţi şuvoiul de informaţii (provenit din mass media, Internet, e-mail, colegi de serviciu, cunoscuţi, prieteni etc) ce vă asaltează şi limitaţi-l la un nivel controlabil. Nu acordaţi atenţie tuturor informaţiilor care vin spre dvs. Întrebaţi-vă: “Mă ajută aceste informaţii să câştig mai mult, să muncesc mai puţin sau să mă simt mai bine?”. Dacă răspunsul este “Nu” la fiecare din aceste 3 variante, evitaţi informaţiile respective.

Grupaţi-vă drumurile.

Dacă aveţi medicul stomatolog într-un cartier şi contabilul în altul foarte îndepărtat, veţi pierde mult timp pe drumuri.

Obişnuiţi-vă să puneţi lucrurile la loc după ce le folosiţi.

Veţi şti exact unde să le găsiţi când veţi avea nevoie de ele din nou şi nu va trebui să consumaţi timp cu căutatul lor.

Împărţiţi sarcinile mari în părţi mai mici.

Aceasta este cea mai bună metodă pentru a duce la bun sfârşit sarcinile aparent imposibile.

Fixaţi termene de finalizare pentru fiecare dintre proiectele dvs. Respectaţi-le.

Cereţi ajutor.

De multe ori încercăm să facem singuri ceva când alţii ar fi mai mult decât fericiţi să ne ajute. Uneori vedem că nimeni nu ne-a oferit ajutor. Învăţaţi să cereţi. Această tehnică dă deseori rezultate.

Menţineţi-vă starea de sănătate.

A fi bolnav constituie o teribilă risipă de timp.

În conversaţiile care par să nu aibă nici un rost puneţi mereu “întrebarea punctuală”. Întrebarea punctuală sare peste preambuluri şi conversaţii de perdea şi se îndreaptă direct spre miezul problemei: “Cu ce pot să te ajut?”

Nu pierdeţi timpul învinovăţindu-vă pe voi înşivă sau pe alţii.

Invers, nu pierdeţi timpul căutându-vă scuze. Învăţaţi din greşeli şi mergeţi mai departe.

Succes!

Nu uita, viatza e scurta.  Sau “Timpul este o resurga neregenerabila” daca consideram timpul k o resursa.

——————————–

Si pentru cei preocupati (sau chiar stresati) de neincasarea facturilor – externalizati!

Oferta Management Creante

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s